事務作業の効率化へ!5つの工夫

事務作業1 引用元:ぱくたそ

資料作成、コピー、データ入力、メールチェック-日々の業務において事務作業は、大きな割合を占めます。特に、少人数で切り盛りしている事業所や、ビジネスが軌道に乗ってきたベンチャー企業、ECサイトを個人で運営している場合では特に、その割合は高いでしょう。「事務作業をもっと能率よくこなせば、肝心のビジネス業務に力を注ぐことができるのに」と頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。インターネット上のサービスを積極的に活用するなど、工夫次第で、事務作業は大幅に効率化することができます。そのポイントを5つご紹介しましょう。

1.事務作業にかかる時間はどのくらい?
2.事務作業を効率化する方法

事務作業にかかる時間はどのくらい?

事務作業2 引用元:FREEIMAGES

日々の事務作業には、一体どのくらいの時間を費やしているのでしょう。1日当たりの事務作業量について、9時-18時勤務の営業職Aさんを想定し、推計してみましょう。

 ● 09:00-09:10 朝礼
 ● 09:10-09:30 メールチェック(20分)
 ● 09:30-10:00 グループミーティング
 ● 10:00-11:00 資料作成(60分)
 ● 11:00-15:00 顧客回り・昼食
 ● 15:00-15:20 メールチェック(20分)
 ● 15:20-16:00 資料作成(40分)
 ● 16:00-16:30 会議
 ● 16:30-17:30 データ入力(60分)
 ● 17:30-18:00 コピー・メールチェック(30分)

まったくの仮定であるため、「こんな勤務はあり得ない」と思う方もいると思いますが、ご愛嬌。この推計では、1日当たりに費やす事務作業は計230分で、4時間弱の計算になりますが、あなたの職場ではいかがでしょうか。

実際には、メールの送受信にしても、多くの顧客を抱えている場合や頻繁なやり取りが必要な場合は、文面を考える時間も含めもっとかかるのではないかと思います。また、資料作成では、プロジェクトを抱えていたり手直しが必要であったりすると、残業が欠かせないほど時間を取られるはずです。この他にも、発注書類の作成・発送等、さまざまな事務作業が日々発生していることでしょう。

1日に費やす事務作業時間を、4時間と仮定して試算すると、1カ月では20日間勤務として80時間。1年間では、休日120日で245日間勤務として980時間となります。年間約40日分を事務作業に費やしている計算です。これだけの負担を少しでも減らすことができるなら、本来の業務に専念でき、残業時間も減り、その結果仕事の生産性も向上するのではないかと思わずにはいられませんね。

事務作業を効率化する方法

事務作業3 引用元:FREEIMAGES

それでは、事務作業を効率良く進めるには、どのような工夫ができるでしょうか。社内で業務を効率化する場合と、外部の力を借りる場合に分けて、1から5まで5つのポイントを挙げてみました。

社内で業務を効率化する場合

企業の予算等の都合で、社内で業務を負担する場合、特に大切なのは、業務を組織全体でとらえる意識です。事務作業の効率化をきっかけに、仕事の情報を互いに共有し合う空気が生まれれば、会社にとって副産物となるでしょう。

1.事務作業の洗い出し
まず必要となるのは、事務作業の組織的な洗い出しです。現在行っている事務作業の中には、慣習として前任者から引き継いでいるだけということもあるはずです。業務の種類と量をリストアップし、組織全体で突き合せることが重要です。そして、1つひとつについて「目的は何か」「本当に必要な業務なのか」「部門間で重複していないか」をチェックし、目的のない作業はストップしましょう。同時に社員が負担する業務量のバランスを調整し、再分配しましょう。本業務は男性社員、雑務は女性社員という価値観が根強い職場では、「女性社員に頼めばいい」と、事務作業を丸投げしている例もあるかもしれませんね。しかし、ここで大切なのは「組織全体」を眺める視点です。だれが業務を負担しても、会社全体の業務量は変わりません。しかし、業務を効率化すれば、その分のエネルギーを必要な仕事に注ぐことができます。

2.手順・方法・情報の共有
資料の作成やメール送信など、文の入力が必要な業務には、定型のテンプレートを用いることで時間の短縮が図れます。この場合も、個々人ではなく、組織全体で行うのがポイントです。もし全体のテンプレートを使う上で支障があれば、部門ごとに設定すれば良いでしょう。また、同様の業務でも、社員によって手順や方法が異なる場合があります。所属する部門を越えて、能率の上がる方法を教え合うことも有効です。最近注目を集めている「日報」も、業務の効率化に役立ちます。無料のスケジュールアプリなどもあるため、朝夕に担当の業務について手短に書き込み、社内で共有してはどうでしょう。互いの業務内容や進捗状況を把握できるため、個人で抱えていた課題についてアドバイスを求めたり、助言をしたりすることで、業務にかける時間の短縮や効率化につながると思います。

外部の力を借りる場合

企業の規模に関係なく、給与計算、労務管理、広報等、会社の基礎となる業務は共通して必要ですね。しかし、専門的に業務を担当する社員を置くとなると、大企業に比べ、中小企業にとって、その人件費は大きな負担となるでしょう。経費削減しつつ、企業を成長させていくには、便利なシステムや外部からの人材を活用することが欠かせません。

3.電子化システム
 受発注、経理等の事務業務について、インターネットを介した電子化システムが次々と開発され、オフィスへの導入率が高まっています。データをオンラインでやり取りするため、書類作成、コピー、郵送などの事務作業が大幅に減り、通信費や紙の削減にもつながります。データ入力の手間が省ける上、入力ミスの心配もありません。資料のファイルを保管する場所も必要なくなるため、他の用途に有効利用できるでしょう。

4.代行サービス(派遣、請負等)
事務作業の代行サービスの形態は、派遣、請負など様々です。内容は、データ・伝票入力、文書作成、給与明細作成、秘書代行など多岐に渡ります。経費を抑えて必要な業務だけを依頼することができるため、近年、利用する企業が増加しています。小規模の企業では特に、労務、経理について専任の社員を置く余裕がなく、経営者自身が事務作業を担っている場合もあると思いますが、本来の業務とともに忙殺されて、経営が行き詰る結果にもなりかねません。その点で、代行サービスが有用されています。

5.クラウドソーシング
代行サービスを個人に依頼する場合は、クラウドソーシングが便利でしょう。まず、クラウドソーシングのWebサイトに登録し、依頼したい業務の情報を具体的に掲載します。全国各地の登録ワーカーの中から仕事内容に関心を持つ人から応募があり、互いに条件が合致すれば契約成立となります。業務の遂行、納品、検収、報酬の支払いまで、すべてオンラインで完結するため、経費の削減に加え、依頼、採用などの手間も省くことができます。

さいごに

日々発生する事務作業を効率化すれば、本来の業務に専念することができますね。残業も減るため、ゆったりしたプライベートの時間を確保でき、心身を回復させて翌日の勤務に備えることが可能となるでしょう。インターネットを介したサービスも後押しし、このような日々の積み重ねが、社員1人ひとりの気力アップと実力の発揮につながり、組織全体の生産性を高めるのは言うまでもありません。たかが事務作業、されど事務作業。あなたの職場でも、思い切って業務の見直しに取り組んでみてはいかがでしょう。事務作業の効率化について、あなたはどう思われますか-。

この記事を書いたのは

Bori

社会人。ITで世界を変えたいゲーム好き。